Ya hace mucho tiempo que observamos cómo proliferan las ofertas de trabajo para gestores de proyectos de traducción, project managers, operation managers o puestos similares en agencias de traducción. De hecho, las publicamos todos los viernes en las #OfertitasCalentitas.

Y, aunque se trata de una salida laboral muy interesante para los estudiantes de traducción e interpretación, la verdad es que en las universidades no se suele hablar mucho del trabajo de estos profesionales ni de lo que realmente supone gestionar un proyecto de traducción de cabo a rabo.

Es más, si alguna vez estos estudiantes quieren dedicarse a la traducción por su cuenta, deberán también aprender a gestionar sus propios proyectos como Dios manda. En caso contrario, la gestión de tu negocio se vuelve un auténtico caos.

De hecho, muchos estudiantes de traducción lo único que saben del trabajo del gestor de proyectos es que suele ser bastante estresante y que solo consiste en enviar a los traductores textos para traducir.

Y no les falta razón, pero un gestor de proyectos de traducción hace muchas otras cosas además de enviar textos a los traductores y tirarse de los pelos de vez en cuando (al menos 2 o 3 veces al día).

Si lees cualquier oferta de trabajo de gestor de proyectos puedes ver cuáles son las funciones básicas que realiza, pero hay muchas personas que se preguntan por qué se considera que es una profesión tan estresante.

Y es que, en un principio, lo que hace el gestor es recibir un encargo de traducción, analizarlo, buscar a los profesionales adecuados para trabajar en ese proyecto, realizar un control de calidad del texto final y entregárselo al cliente.

Parece sencillo, ¿verdad?

El problema viene cuando tenemos que simultanear varios proyectos y aparecen los imprevistos, especialistas en ponernos las cosas difíciles, pero también en ponerle un poco de emoción a nuestro día a día.

Es verdad que los imprevistos suceden en cualquier profesión, así es que, ¿por qué es especialmente importante tenerlos en cuenta en la gestión de proyectos?

Cuando gestionamos proyectos trabajamos con muchísimas personas, aunque muchas veces no seamos conscientes de ello. Trabajamos con nuestros compañeros gestores, con los clientes, con traductores, revisores, maquetadores, jefes, etc. Es decir, tenemos muchos frentes abiertos que son fuentes potenciales de imprevistos.

Quizás algunos os estéis preguntando cuáles son estos famosos imprevistos de los que hablamos, así es que vamos a hacer un pequeño ejercicio de imaginación con situaciones que no son nada extrañas para un gestor de proyectos.

Imagina que:

  • Te llega un cambio muy urgente en el texto original de un proyecto que lleva en marcha varias semanas y en el que están involucrados 5 traductores de 5 combinaciones distintas. Lo más gracioso es que el plazo de entrega es pasado mañana y no hay forma de alargarlo.
  • Te llama un cliente habitual que tiene que tener mañana mismo la traducción de un texto cortito («cortito» para un cliente es 2000 o 3000 palabras) o su jefe le echa la bronca porque se le ha pasado completamente (a veces, somos un poco samaritanos).
  • En un proyecto multilingüe, cuyo plazo de entrega de los traductores es hoy, te empiezan a llegar dudas de todos los involucrados en el último momento, aunque hayas rogado que lo hagan antes.
  • Es festivo en Francia y necesitas a un traductor de francés para un proyecto urgente. Por supuesto ninguno de tus colaboradores habituales está disponible.
  • Un traductor que tenía que entregarte un texto hoy mismo, no te lo ha entregado y no responde a las llamadas ni al correo electrónico.
  • Otro traductor te avisa de que ha tenido que llevar al médico a su hija y que se va a retrasar tres horas en su entrega, pero tú tienes que entregar ya.
  • Un compañero está de vacaciones y tienes que hacerte cargo también de sus proyectos. Aquí ya, si quieres, puedes tirarte por la ventana, que no te lo van a prohibir.

 

¿Qué hacemos en estos casos para gestionar los imprevistos?

Sobre todo, mantén la calma. No hay otra técnica más efectiva ni más complicada que esta. Si nos ponemos nerviosos, nos bloquearemos y, probablemente, además de no poner solución al problema, cometeremos algún error tonto en otros proyectos.

En segundo lugar, prevé las situaciones. Esta técnica la pules con la experiencia, pero es clave para una correcta gestión de un proyecto. Todo tiene solución menos la muerte, decía alguien por ahí.

 

Ideas para gestionar los imprevistos

Veamos algunas ideas para gestionar con más calma y previsión nuestros imprevistos como gestores de proyectos:

  • Cuando vayas a darle al cliente un plazo de entrega, cuenta con un plazo relativamente amplio de riesgo, siempre que sea posible. Intenta que las entregas de los traductores se hagan previas al inicio de ese plazo de riesgo. El plazo dependerá de la extensión de la traducción, su complejidad y el número de profesionales implicados.
  • Lleva un calendario lo más completo posible con todas las fechas clave del proyecto (entregas parciales, entregas al cliente, inicio de las revisiones, etc.).
  • Haz un seguimiento del proyecto, no te olvides de él mientras se está desarrollando. Escríbele a los traductores de forma periódica para recordarles que pregunten dudas, que estás ahí. Si es un proyecto urgente escríbeles el día antes de la entrega para recordarles que al día siguiente tienen la entrega de ese trabajo.
  • Resuelve las dudas con el cliente lo antes posible y no las dejes para el final porque el cliente se tomará su tiempo para contestarlas.
  • Lleva un seguimiento de tus colaboradores para saber de qué pie cojea cada uno. Por ejemplo, este colaborador siempre pide aplazar la entrega, este colaborador suele tardar en contestar, este colaborador entrega siempre antes de la fecha prevista, este colaborador contesta al teléfono, pero no mira el correo. Esto hará que puedas organizar un proyecto con más precisión y comunicarte con tus colaboradores de una forma más rápida y eficiente.
  • Lleva un seguimiento de tus clientes. Siempre hay unos más flexibles que otros, por lo que sabrás qué proyectos habrá que priorizar y qué proyectos se pueden entregar un poquito más tarde. Y también hay algunos que te dan todo muy bien organizado desde el principio y otros que a mitad del proyecto se dan cuenta de que les ha faltado un texto por meter o había que quitar una parte. Si conoces a tu cliente sabrás qué puede ocurrir durante el trabajo y lo tendrás previsto antes, o incluso habrás dejado margen para esto.

 

Qué hacer si la gestión de imprevistos se complica

Si aun así nada de esto funciona y surge un imprevisto que no estaba controlado, lo mejor en estos casos es ser sincero con el cliente: avisarle lo antes posible de lo que ha ocurrido y, por supuesto, tener ya una solución prevista y comunicársela.

Que el cliente vea que tienes recursos y que estás haciendo todo lo posible por que el trabajo salga adelante.

Lo último que hay que hacer en estos casos es alarmar al cliente, sino tranquilizarlo y hacerle ver que lo tienes todo bajo control (aunque no sea verdad y estés a punto de buscar el árbol más cercano a la oficina).

En definitiva, si tenemos en cuenta estos aspectos y mantenemos la calma, seguro que conseguimos solucionar cualquier desafío que se nos presente.

Aunque las cosas suelen salir bien, debemos tener recursos y ser resolutivos para poder dar solución a cualquier situación inesperada que se nos pueda presentar y si, además, afrontamos los imprevistos con una actitud positiva, tendremos más posibilidades no solo de salir airosos de la situación, sino también de aprender algo de ella.

Ser gestor de proyectos o trabajar por tu cuenta gestionando tus propios proyectos de traducción requiere que la persona esté hecha de una pasta especial, que pueda controlar el estrés de una manera efectiva y que sepa gestionar los imprevistos de una manera coherente y calmada. Con esto, ya tienes muchísimo ganado.

¿Y tú? Cuéntanos qué otros imprevistos más habituales te encuentras a la hora de gestionar proyectos.

 

 

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